엑셀 데이터 유효성 검사 2가지 활용법

엑셀 데이터 유효성 검사 활용하는 2가지 방법

엑셀은 누구나 쓸 일이 있고 또 능수능란하게 사용할 수 있으면 더욱 좋은 프로그램입니다. 워낙에 쓰이는 곳이 많으니까요.

엑셀은 수백 수천개의 셀로 이루어져 있고 그 셀마다 하나씩은 데이터가 들어가기 때문에 여차하면 실수하기가 쉽습니다. 이런 경우, 엑셀 데이터 유효성 검사 기능을 활용하면 실수를 줄일 수 있는데요. 오늘은 그 활용법 2가지에 대해서 알아보겠습니다.

예시를 들기 위해서 간단하게 표를 만들어보았습니다.

이 표는 설문조사 등의 항목을 통계로 돌리기 쉽게 코딩하는 것을 나타낸 것인데요.

5점척도라고 하면 보통 매우나쁨/나쁨/보통/좋음/매우좋음 등으로 분류하고

각 분류마다 숫자를 할당하여 1부터 5로 표시하게 됩니다.

엑셀 데이터 유효성 검사 기능을 사용하면 이 코딩 과정에서 발생할 수 있는 오류를

최대한 줄일 수 있답니다.

먼저 코딩으로 치환하여 입력할 셀을 선택한 다음,

상단의 데이터 > 데이터 유효성 검사를 클릭합니다.

그러면 위와 같은 창이 하나 나타나는데요.

여기서 설정 탭의 제한 대상을 '목록'으로 설정한 다음

그 밑의 원본에서 셀을 선택해줘야 합니다.

원본 표 옆에 따로 마련해둔 코딩 숫자를 선택해줍니다.

지금은 예를 들기 위해 꾸며줬지만 실전에서는 구석에다가 그냥 쓰면 된답니다. 

1부터 5까지 구성되어 있고 각각 매우나쁨부터 매우좋음까지 대응합니다.

선택한 다음 확인을 눌러서 마무리를 해줍시다.

이제 셀로 돌아와보면 옆에 화살표가 추가된 것이 보이고

클릭하면 목록이 열리면서, 아까 선택한 1부터 5까지 숫자가 나타납니다.

여기서 선택을 해도 되고, 또는 직접 입력을 할 수도 있습니다.

이렇게 유효성 검사를 설정해놓으면 좋은 부분은

아까 설정한 1~5까지의 숫자 외의 데이터가 들어가면

위의 그림처럼 오류 메시지를 띄우며 알려주기 때문입니다.

만약 5를 넣어야 할 자리에 실수로 6을 넣은 상황을 가정해보면

에러 경고음과 함께 알려줌으로써 무심코 지나가는 것을 막아주는 거죠.

다음 엑셀 데이터 유효성 검사 활용법도 이와 비슷한데요.

이번에는 정해진 예산 내에서 분배를 하는 것을 가정해보겠습니다.

총 합은 1백만원이고 이 중에서 최소 금액은 5만원, 최대 금액은 30만원인 것을 알 때

실수로 예산을 덜 책정하거나 초과하여 분배하는 것을 막아봅시다.

아까와 마찬가지로 셀을 선택한 다음, 데이터 유효성 검사를 클릭하고

이번에는 제한 대상을 '정수'로 설정합니다.

그 다음 하단의 최소값 및 최대값을 설정해주고 확인을 누릅시다.

이렇게 설정하면 5만원 미만 또는 30만원 초과하는 금액이 입력되면

위와 같이 오류 메시지가 뜨면서 잘못된 것을 알려주는 것입니다.

오늘은 알면 편리한 엑셀 데이터 유효성 검사 활용방법 2가지를 알아봤습니다.

무궁무진한 엑셀은 정말 배워도 배워도 끝이 없네요^^